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Betriebs­prü­fung – eine Check­liste bringt Sicher­heit und vermeidet Fehler

Betriebs­prü­fungen machen Unter­nehmer und Mitar­beiter meis­tens nervös. Daher sollten für den Fall der Fälle vorher Verhal­tens­re­geln mit dem Steu­er­be­rater bespro­chen werden, damit alles glatt­geht.

Text: Midia Nuri


Prüfungs­angst ist nicht irra­tional. Zumin­dest nicht, wenn es um Betriebs­prü­fungen geht, davon konnten Sie ja hier schon mehr­fach lesen. Jahr für Jahr steigt die Zahl der Betriebs­prü­fungen sowie die Summe der damit erzielten Einnahmen. Aller­dings können Unter­nehmer beein­flussen, ob sie ins Visier der Betriebs­prüfer geraten. Unauf­fäl­lig­keit ist im Umgang mit dem Finanzamt Trumpf. Den Faktor „Fehler in der Steu­er­erklä­rung“ mini­mieren Unter­nehmer schon mal, wenn die Erklä­rung vom Steu­er­be­rater gemacht wird. Er redu­ziert auch das Risiko im Kontakt mit einem Sach­be­ar­beiter. Wer selbst mit dem Amt kommu­ni­ziert, sollte natür­lich freund­lich und geduldig sein sowie Anfragen rasch, korrekt und voll­ständig beant­worten. Wer hier patzt, steigt im internen Betriebs­prü­fungs­ran­king des Finanz­amts auf – ein Risiko.

Recht­zeitig Kontakt zum Finanzamt suchen

Grund­sätz­lich ist es kein Problem, mal einen Termin nach hinten zu schieben. Der Unter­nehmer sollte das nur früh­zeitig anmelden, falls nicht sein Steu­er­be­rater eh alles Wich­tige regelt. Auch wer eine andere Rechts­auf­fas­sung geltend macht, fällt nicht per se auf, genau hierfür steht ja das Rechts­be­helfs- und Klage­ver­fahren zur Verfü­gung. Hier gilt eben­falls: Mögliche Fehler vermeidet die Rück­sprache mit dem Steu­er­be­rater. Recht­liche Schritte sind kein Faktor für eine Betriebs­prü­fung – glaubt man den Experten, ist sogar das Gegen­teil der Fall: Schließt sich die Rechts­be­helfs­stelle oder das Finanz­ge­richt der Auffas­sung des Steu­er­zah­lers an, soll das Risiko einer Prüfung etwas sinken.

Erläu­te­rungen helfen und senken das Risiko

Im Vergleich zu Groß­un­ter­nehmen sind klei­nere Betriebe nicht regel­mäßig im Visier des Fiskus. Grund­sätz­lich erfolgt die Auswahl der Prüfungs­kan­di­daten zufalls­ge­steuert, aber bestimmte Faktoren stei­gern das Risiko – vor allem Auffäl­lig­keiten bei der Veran­la­gung, also etwa Abwei­chung von internen Richt­werten, Unglaub­wür­dig­keit von Bilanz­werten, stän­dige Verluste oder Umstruk­tu­rie­rungen. Wer sich also unauf­fällig verhält und keine wich­tigen Fragen offen­lässt, redu­ziert das Risiko. Sollte die Bilanz etwa stark von den Vorjahren abwei­chen, kann mit dem Steu­er­be­rater über­legt werden, ob es empfeh­lens­wert wäre, dem Finanzamt gleich eine Erläu­te­rung anzu­bieten – dass beispiels­weise eine Baustelle vor dem Geschäft den Kunden vorüber­ge­hend den Zugang erschwerte und dadurch der Umsatz zurück­ging. Das kommt ja leider vor. Enthält eine Bilanz oder Steu­er­erklä­rung diese Erläu­te­rung, ist die Frage nach den gerin­geren Einnahmen geklärt. Unter­nehmer sollten den Steu­er­be­rater auch fragen, ob ein Konten­nach­weis für das Finanzamt sinn­voll ist. Der erspart Nach­fragen und ermög­licht Jahres­ver­gleiche – ohne dass der Fiskus dafür gleich den Betriebs­prüfer losschi­cken müsste. Das will ja keiner.

Konkretes Anzei­chen für eine mögliche Betriebs­prü­fung ist der Hinweis im Steu­er­be­scheid „Nach § 164 AO vorläufig“. Aber grund­sätz­lich sollte jeder Firmen­chef heut­zu­tage stets auf eine Prüfung gefasst sein. Buch­füh­rung und Kasse müssen deshalb immer top und zur Prüfung bereit sein. Sinn­voll ist auch, mit Blick auf ange­kün­digte und vor allem auf nicht ange­kün­digte Betriebs­prü­fungen mit ausge­wählten Mitar­bei­tern das rich­tige Verhalten durch­zu­gehen. Verein­facht: vorsichtig sein, zuvor­kom­mend bleiben, gewünschte Infor­ma­tionen rasch liefern – und den Prüfer nicht allein lassen. Die „Deut­sche Hand­werks­zei­tung“ betont zu Recht, es sei nicht ziel­füh­rend, den Prüfer mit Fragen unnötig zu reizen. Ziel muss sein, die Prüfung ohne größere Kompli­ka­tionen zu über­stehen.

Check­liste Betriebs­prü­fung

Das sollten Unter­nehmer vor der Prüfung klären

Auf welcher Basis erfolgt die Betriebs­prü­fung?
  • Welcher Zeit­raum wird geprüft?
  • Was ist das erste Prüfungs­jahr?
Welche Forma­lien sind zu beachten?
  • Liegt die Betriebs­prü­fungs­an­ord­nung mit Termin, prüfendem Finanzamt, Name und Tele­fon­nummer des Prüfers vor?
  • Ist sie inhalt­lich fehler­frei, also recht­zeitig ergangen und das zu prüfende Unter­nehmen zwei­fels­frei erkennbar?
  • Gibt es Gründe, den Prüfer wegen Befan­gen­heit abzu­lehnen?
  • Sollte der ange­setzte Termin verschoben werden, etwa wegen Krank­heit oder aus betrieb­li­chen Gründen wie etwa Messen?
Wo findet die Betriebs­prü­fung statt?
  • Im Finanzamt oder beim Steu­er­be­rater? Dann müssen die Unter­lagen dort zur Verfü­gung stehen.
  • Im Unter­nehmen? Dann müssen dem Prüfer ein Raum und die übliche Büro­aus­stat­tung gestellt werden.
  • Wurden frühere Jahre bereits geprüft? Dann müssen Berichte in Kopie aus dem Archiv bereit­liegen.
Ist der elek­tro­ni­sche Daten­zu­griff im Betrieb ange­ordnet?
  • Daten­träger anfor­dern bezie­hungs­weise erstellen.
  • Abwei­chendes Pass­wort vergeben, um Prüfer den Zugriff zu ermög­li­chen.
  • Bei unmit­tel­barem Daten­zu­griff einen Raum mit PC bereit­stellen und sicher­stellen, dass Daten nur gelesen und nicht verän­dert werden können.
  • Bei mittel­barem Daten­zu­griff einen Mitar­beiter in der Programm­be­die­nung unter­weisen und Daten nach Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren.

Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de
Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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