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Digi­tale Fahr­ten­bü­cher

Das Fahr­ten­buch hat wohl schon so manchem Steu­er­zahler mit Firmen­wagen Kopf­zer­bre­chen bereitet. In der Realität ist das Fahr­ten­buch­führen nämlich leichter gesagt als getan.


Es erfor­dert viel Diszi­plin, die notwen­digen Infor­ma­tionen (Datum, Kilo­me­ter­stand zu Beginn und am Ende der Fahrt und im Falle betrieb­li­cher Fahrten Anlass der Fahrt und aufge­suchte Geschäfts­partner) nach jeder getä­tigten Fahrt hand­schrift­lich zu notieren. Wird die Doku­men­ta­tion einzelner Fahrten im Stress doch einmal vergessen, beginnt eine mühsame Rekon­struk­tion der Fahrten, um die notwen­dige Lücken­lo­sig­keit nach­träg­lich zu gewähr­leisten. Hinzu kommt, dass das Finanzamt bei Fahr­ten­bü­chern sehr penibel ist. So weckt beispiels­weise schon ein sehr einheit­li­ches Schrift­bild den Verdacht einer nach­träg­li­chen Mani­pu­la­tion. Schlimms­ten­falls droht letzt­lich die meist kost­spie­lige Versteue­rung nach der pauschalen 1-%-Methode.

Schreiben war gestern

Gute Nach­richten gibt es für alle, die hand­schrift­liche Vari­anten satt haben: Die Digi­ta­li­sie­rung hat auch verschie­dene Bereiche der Steu­er­branche erreicht. In den letzten Jahren erobern digi­tale Lösungen allmäh­lich den Markt und bieten eine Alter­na­tive gegen­über analogen Pendants und der pauschalen 1-%-Versteuerung. Die digi­talen Helfer notieren die für das Finanzamt notwen­digen Daten ganz auto­ma­tisch und spei­chern sie auf einem Server. An das Fahr­ten­buch­schreiben muss man demnach nicht mehr denken. Nach Ende der Fahrt können die Fahrten dann verwaltet werden. Konkret werden sie durch den Nutzer in der App den Kate­go­rien „Geschäft­lich“, „Privat“ oder „Arbeitsweg“ zuge­ordnet, damit im Endef­fekt der tatsäch­liche Privat­an­teil ermit­telt werden kann. Die Lösungen gewisser Anbieter werden einem digi­talen Helfer beson­ders gerecht: Sie bieten meist Erwei­te­rungen, wie eine Soft­ware zur Fuhr­park­ver­wal­tung, Features zur Verkehrs­ana­lyse, einen Fahr­zeug­finder oder einen Sprit­spar­trainer, um alle Themen rund um den Firmen­wagen zu opti­mieren. Wenn schließ­lich die nächste Betriebs­prü­fung ansteht, kann ein digi­tales Fahr­ten­buch expor­tiert und an den Steu­er­be­rater oder das zustän­dige Finanzamt weiter­ge­geben werden.

Vorsicht ist besser als Nach­sicht: recht­liche Anfor­de­rungen

Blind vertrauen sollte man digi­talen Fahr­ten­bü­chern nicht. Die recht­li­chen Anfor­de­rungen sind die Grund­vor­aus­set­zung für eine erfolg­reiche Steu­er­prü­fung und durch das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.11.2012, klar defi­niert: Zeitnah, mani­pu­la­ti­ons­si­cher und lückenlos ist auch ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch zu führen. Die Fahrten müssen einschließ­lich des an ihrem Ende erreichten Gesamt­ki­lo­me­ter­stands voll­ständig und in einem fort­lau­fenden Zusam­men­hang wieder­ge­geben werden. Dazu muss die Fahr­ten­er­fas­sung unbe­dingt auto­ma­tisch starten, denn sonst entsteht wie auch bei hand­schrift­li­chen Vari­anten das Problem der Lücken­haf­tig­keit. Die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit wird sicher­ge­stellt, indem eine nach­träg­liche Verän­de­rung ausge­schlossen ist. Einzig eine Ergän­zung der Daten (beispiels­weise Anlass der Fahrt, Geschäfts­partner oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt. Damit die zeit­nahe Doku­men­ta­tion erfüllt ist, räumt das BMF dazu eine 7-Tage-Frist ein. Im selbigen Zeit­raum müssen die Fahrten noch den eben genannten Kate­go­rien zuge­ordnet werden. Im Gegen­satz zum klas­si­schen Fahr­ten­buch genügt es also, die Fahrten erst in der Mittags­pause, nach Feier­abend oder am Wochen­ende zu kate­go­ri­sieren, da die Daten selbst ja bereits unmit­telbar nach der Fahrt erfasst wurden.

Sind alle digi­talen Lösungen gleich?

Zu unter­scheiden ist in einem ersten Schritt zwischen reinen App-Lösungen und Kombi­lö­sungen. Reine App-Lösungen sind vergleichs­weise günstig. In den meisten Fällen ist davon aber abzu­raten. Das Smart­phone muss nämlich stets mitge­führt werden und es lässt sich nur schwer beweisen, dass die Strecke, die das Smart­phone zurück­ge­legt hat, letzt­lich mit der des Fahr­zeugs über­ein­stimmt.

Im Gegen­satz dazu gibt es Kombi­lö­sungen aus Hard- und Soft­ware. Ältere Anbieter setzen dazu teil­weise noch auf relativ sper­rige Hard­ware, die im Rahmen eines Werk­statt­be­suchs vorab zwar fest im Innen­raum montiert werden muss, ihren Zweck aber erfüllt. Der Trend der letzten Jahre geht zu „digi­talen Werk­zeugen” über, die auf Basis der On-Board-Diagnose-Schnitt­stelle des Fahr­zeugs funk­tio­nieren. Meist unter­halb des Lenk­rads lässt sich ein kleiner OBD-Stecker montieren, der die notwen­digen Entfer­nungen direkt aus dem Bord­com­puter ausliest. Am Smart­phone oder PC können die Infor­ma­tionen dann verwaltet werden.

Dabei gibt es zum einen OBD-Lösungen, welche die Daten via Blue­tooth in die Soft­ware über­tragen. Ihre Aufzeich­nung muss in der Regel manuell gestartet werden. Hinzu kommt, dass der Blue­tooth-Empfang erfah­rungs­gemäß nicht immer zuver­lässig ist. Inso­fern entstehen lücken­hafte Bücher und folg­lich droht die Ableh­nung des Fahr­ten­buchs durch das Finanzamt.

Zum anderen kann auf OBD-Lösungen zurück­ge­griffen werden, die per GPS arbeiten und deren OBD-Stecker über eine inte­grierte SIM-Karte verfügt. Sie funk­tio­nieren mit Abstand am zuver­läs­sigsten. Dabei muss das Smart­phone nicht mitge­führt werden, um eine lücken­lose Aufzeich­nung zu gewähr­leisten. Die Erfas­sung jeder Fahrt beginnt auto­ma­tisch. Bei fehlender Netz­ver­bin­dung, z. B. in Tief­ga­ragen oder Tunneln, werden die Daten im OBD-Stecker gespei­chert und bei Wieder­erlangen der Konnektivität an das Rechen­zen­trum weiter­ge­leitet. Es wird also tatsäch­lich jede einzelne Fahrt aufge­zeichnet. Kritiker sehen in der OBD-Tech­no­logie die Gefahr, der Stecker könnte bei einzelnen Fahrten ausge­steckt werden. Hier kann aber Entwar­nung gegeben werden, denn das Finanzamt würde schnell fest­stellen, dass der tatsäch­liche Kilo­me­ter­stand nicht mit der Angabe im Export über­ein­stimmt, und miss­trau­isch werden.

Fazit

Viele Steu­er­be­rater und Firmen­wa­gen­fahrer trauen digi­talen Vari­anten aktuell noch nicht, erfah­rungs­gemäß aufgrund von Miss­trauen in die Technik, aus Angst vor Über­wa­chung und zum Schutz der Privat­sphäre. Dabei spricht – sofern die recht­li­chen Voraus­set­zungen einge­halten werden – vieles für digi­tale Lösungen: Sie sind schneller und die Technik ist zuver­läs­siger, denn gerade hand­schrift­liche Fahr­ten­bü­cher erfüllen die Anfor­de­rungen des Finanz­amts, wie die Lücken­lo­sig­keit, häufig nicht. Letzt­lich lohnt sich der finan­zi­elle Aufwand, wenn man bedenkt, wie regel­mäßig hand­schrift­liche Vari­anten durch Ableh­nung zur Steu­er­falle werden.

Vimcar

Vimcar, ein Berliner Soft­ware­an­bieter aus dem Connected-Car-Bereich, hat gemeinsam mit Steu­er­be­ra­tern eine digi­tale Fahr­ten­buch­lö­sung entwi­ckelt, deren Tech­no­logie auf beschrie­bener OBD-Schnitt­stelle basiert. Der Stecker kann mit einem Hand­griff montiert werden und startet die Doku­men­ta­tion der Fahrten selbst­ständig, sobald der Motor gestartet wird.

Nach eigenen Infor­ma­tionen erfüllt das Vimcar-Fahr­ten­buch alle recht­li­chen Anfor­de­rungen, sodass der Aner­ken­nung durch das Finanzamt bei ordnungs­ge­mäßer Nutzung nichts mehr im Weg steht. Über 4.000 kleine bis mittel­große Unter­nehmen nutzen die Lösung von Vimcar bereits. Steu­er­be­rater können das Fahr­ten­buch kosten­frei 30 Tage testen. Da Vimcar nicht nur mit dem Deut­schen Steu­er­be­ra­ter­ver­band und DATEV, sondern auch mit der HSP Kanz­lei­gruppe koope­riert, profi­tieren alle HSP-Kanz­leien sowie deren Mandanten von vergüns­tigten Part­ner­kon­di­tionen auf das Vimcar-Fahr­ten­buch.

Wenn ein Mandant noch unsi­cher ist, ob sich ein Fahr­ten­buch im eigenen Fall finan­ziell lohnen würde, kann mit dem Vimcar-Firmen­wa­gen­rechner (vimcar.de/firmenwagenrechner) kostenlos und ohne Anmel­dung die indi­vi­du­elle Ersparnis gegen­über der 1-%-Methode berechnen.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an. Gerne infor­mieren wir Sie darüber, wie Sie den HSP-Rabatt von 15% bei VIMCAR nutzen können.

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