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Der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch

Elek­tro­ni­sche Rech­nungen gewinnen immer mehr an Bedeu­tung. Durch die Gleich­stel­lung der elek­tro­ni­schen Rech­nung mit der Rech­nung in Papier­form spre­chen viele Argu­mente für einen elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch („E-Invoi­cing“): Neben dem gerin­geren Versand­auf­wand kann bei den Druck­kosten, bei Porto und Papier kosten gespart und die Umwelt geschont werden.

Dieser Artikel gibt einen Über­blick, was bei elek­tro­ni­schen Rech­nungen zu beachten ist.


Gesetz­liche Anfor­de­rungen Die gesetz­li­chen Anfor­de­rungen für elek­tro­ni­sche Rech­nungen müssen beim Austausch erfüllt werden. Hierzu zählt, dass die Pflicht­an­gaben einer Rech­nung auch auf einer elek­tro­ni­schen Rech­nung enthalten sein müssen. Zudem muss der Rech­nungs­emp­fänger damit einver­standen sein, die Rech­nung in elek­tro­ni­scher Form zu erhalten.

Äußerst wichtig ist, dass die Echt­heit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts gewähr­leistet sind. Dabei müssen elek­tro­ni­sche Rech­nungen revi­si­ons­si­cher und elek­tro­nisch archi­viert werden. Die Aufbe­wah­rungs­frist und Lesbar­keit beträgt aktuell zehn Jahre. Zu dem Merkmal der Lesbar­keit zählt zudem, dass die Finanz­ver­wal­tung bei Betriebs­prü­fungen, Umsatz­steu­er­son­der­prü­fungen oder Umsatz­steu­er­nach­schauen die Rech­nungs­be­lege einsehen kann. Dazu muss entspre­chende Soft- und Hard­ware vorge­halten werden.

Echt­heit der Herkunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts  Mit dem Krite­rium der Echt­heit der Herkunft soll gewähr­leistet werden, dass die Rech­nung auch tatsäch­lich von dem im Rech­nungs­for­mular genannten Rech­nungs­aus­steller kommt. Zudem soll mit dem Kenn­zei­chen der Unver­sehrt­heit des Inhalts sicher­ge­stellt werden, dass die Bezeich­nung der Leis­tung, das Entgelt und der Steu­er­satz nicht verän­dert werden können.

Archi­vie­rung elek­tro­ni­scher Rech­nungen Elek­tro­ni­sche Rech­nungen müssen in dem empfan­genen Format aufbe­wahrt werden. Empfangen Sie beispiels­weise eine Rech­nung im PDF-Format, muss die Datei als PDF aufbe­wahrt werden. Die Aufbe­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung als Papier­aus­druck ist damit nicht zulässig. Das Anfor­de­rungs­kri­te­rium der maschi­nellen Auswert­bar­keit ist bei Rech­nungen, die mithilfe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems erstellt werden, jedoch nicht gegeben, wenn diese nur im grafi­schen PDF-Format abge­spei­chert werden. Hier ist eine Archi­vie­rung im ursprüng­li­chen Daten­format bzw. im ASCII-, CSV-Format etc. erfor­der­lich.

Anders zu beur­teilen ist die Archi­vie­rung gescannter Eingangs­rech­nungen, die ursprüng­lich in Papier­form vorge­legen haben. Hier ist von Beginn an keine maschi­nelle Auswert­bar­keit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archi­vie­rung eine maschi­nelle Auswert­bar­keit herbei­zu­führen. Die Archi­vie­rung im PDF-Format ist hier zulässig.

ZUGFeRD Das Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheit­li­ches Rech­nungs­da­ten­format für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch entwi­ckelt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundes­mi­nis­te­rium für Wirt­schaft und Tech­no­logie auf Beschluss des Deut­schen Bundes­tages geför­derten AWV – Arbeits­ge­mein­schaft für wirt­schaft­liche Verwal­tung e.V. im März 2010 gegründet.

Das vom Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land erar­bei­tete Format kann für den Rech­nungs­aus­tausch zwischen Unter­nehmen, Behörden und Verbrau­chern genutzt werden und ermög­licht den Austausch struk­tu­rierter Daten zwischen Rech­nungs­steller und Rech­nungs­emp­fänger.

Das soge­nannte ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elek­tro­ni­scher Rech­nung Deutsch­land) kombi­niert das PDF-Doku­ment der Rech­nung mit einer inte­grierten Rech­nungs­datei im XML-Format. Dieses Rech­nungs­da­ten­format erlaubt ein stan­dar­di­siertes Auslesen von Daten wie Rech­nungs­be­trag, Rech­nungs­nummer usw. und die damit verbun­dene Nutzung in nach­ge­la­gerten Prozessen.

Fazit Der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nach­haltig zu sichern, sind einige wich­tige Punkte zu beachten. Der Rech­nungs­emp­fänger muss sich beispiels­weise um die geset­zes­kon­forme Aufbe­wah­rung kümmern, um den Vorsteu­er­abzug nicht zu gefährden.

Der Rech­nungs­steller muss sicher­stellen, dass die Rech­nungen den „Grund­sätzen ordnungs­mä­ßiger EDV-gestützter Buch­füh­rungs­sys­teme“ (GoBS) und den „Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­taler Unter­lagen“ (GDPdU) entspre­chen.

 

Bei Fragen spre­chen Sie bitte Ihren zustän­digen Steu­er­be­rater an.

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