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Umsatz­steu­er­nach­schau – immer freund­lich bleiben

Kontroll­mit­tei­lung, hoher Vorsteu­er­abzug, unge­naue Voranmel­dung – und schon steht ein Umsatz­steu­er­prüfer vor der Tür. Am besten hält diesen Stress mit dem Finanzamt aus, wer sich bereits im Vorfeld auf eine solche Situa­tion vorbe­reitet.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Werner Huber erin­nert sich noch gut an den 3. Juli 2012: Unver­mit­telt standen morgens Mitar­beiter des Finanz­amts im Eingang seiner Solemio Service GmbH in Vogts­burg-Achkarren am Kaiser­stuhl. „Sie kamen zur Umsatz­steu­er­nach­schau“, sagt der Elek­tro­tech­niker, der sich auf Foto­vol­ta­ik­an­lagen spezia­li­siert hat. Seine Firma stellt Netto­rech­nungen mit Hinweis auf Para­graf 13b im Umsatz­steu­er­ge­setz aus, die Steu­er­schuld liegt beim Auftrag­geber. „In einem Fall hatten Fehler bei unserem Kunden zu einer Kontroll­mit­tei­lung geführt“, so Huber. Die Beamten wollten prüfen, ob alle Angaben auf seinen Rech­nungen stimmen. „Die Nach­schau endete damit, dass wir Korrek­turen vornehmen mussten, sonst war alles in Ordnung“, berichtet der Unter­nehmer erleich­tert.

Suche nach Unge­reimt­heiten So etwas ist kein Einzel­fall und für jeden Firmen­chef eine Schre­ckens­vi­sion: Kontrol­leure des Finanz­amts stehen plötz­lich im Büro, durch­stö­bern alle für die Umsatz­steuer rele­vanten Dateien, Unter­lagen und Geschäfts­pa­piere. Sie wollen klären, ob die Angaben in der Voranmel­dung korrekt sind. Bei Unge­reimt­heiten drohen deut­liche Umsatz­steu­er­nach­zah­lungen. Schlimms­ten­falls schließt sich nahtlos ein Steu­er­straf­ver­fahren an. Ange­sichts dieses Risikos sollte jeder Unter­nehmer sich früh­zeitig mit den Details der Nach­schau befassen und auf den Fall einer Kontrolle vorbe­reiten, indem er mit seinem Steu­er­be­rater die Rechte und Pflichten sowie die korrekte Verhaltens­weise bespricht.

„Die Finanz­be­amten nehmen beson­ders oft Firmen­gründer ins Visier, die in der Start­phase teure Anschaf­fungen ausweisen“, erklärt Patrick Spohn, Professor für natio­nales und inter­na­tio­nales Steu­er­recht an der Hoch­schule Pforz­heim. Weil ihren hohen Aufwen­dungen in der Regel nur vergleichs­weise geringe Einnahmen gegen­über­stehen, erhalten Jung­un­ter­nehmer auto­ma­tisch große Erstat­tungen. „In diesen Fällen gilt es zu ermit­teln, ob der Vorsteu­er­abzug berech­tigt ist“, betont Bern­hard Brehm, Professor für Umsatz­steuer und Verfah­rens­recht an der Hoch­schule für öffent­liche Verwal­tung und Finanzen Ludwigs­burg. Das bedeutet: Die Kontrol­leure wollen heraus­finden, ob die Firma tatsäch­lich exis­tiert und die Wirt­schafts­güter betrieb­lich genutzt werden. Um Zweifel auszu­schließen, sollten Exis­tenz­gründer deshalb bereits präventiv im Vorfeld erläu­tern, wofür die Wirt­schafts­güter gebraucht werden.

Umsatz­steu­er­nach­schau

Auf diese Punkte achten die Finanz­be­amten beson­ders genau


Exis­tenz­grün­dung: Hat ein neues Unter­nehmen tatsäch­lich so viele Anschaf­fungen, dass die geltend gemachten Vorsteu­er­ab­züge gerecht­fer­tigt sind?
Einmalig hoher Vorsteu­er­abzug: Worauf ist ein massiver Ausschlag nach oben zurück­zu­führen?
Regel­mäßig hoher Vorsteu­er­abzug: Warum fallen konti­nu­ier­lich so hohe Ausgaben an?
Umsatz­steu­er­freie Ausfuhren: Gehen tatsäch­lich so viele Waren in entspre­chende Dritt­länder?
Keine Rech­nungs­stel­lung: Recht­fer­tigen die zugrunde liegenden Statis­tiken oder Auszah­lungs­pro­to­kolle hohe Über­wei­sungen ohne Rech­nung?
Zwei­fel­hafte Rech­nungen: Exis­tieren die Absender, sind sie unter­neh­me­risch tätig, können sie die in Rech­nung gestellten Leis­tungen über­haupt erbracht haben?
Fehler bei der Umsatz­steuer: Lassen sich Fehler durch Kontroll­mit­tei­lungen an andere Finanz­ämter klären, etwa bei Betrieben der Bau- oder Ausbau­branche, die Rech­nungen nach Para­graf 13b Umsatz­steu­er­ge­setz erstellen?


Zutritt kaum zu verwei­gern Oft gibt es eine Nach­schau, weil der Leis­tungs­emp­fänger nach Para­graf 13b Umsatz­steu­er­ge­setz die Umsatz­steuer schuldet. Nach dieser Rege­lung wird der Empfänger einer Bauleis­tung zum Umsatz­steu­er­schuldner, soweit er selbst gewerb­lich in der Branche tätig ist. Passieren – wie bei Solemio – Fehler auf der Gegen­seite, besu­chen die Finanz­be­amten beide Parteien. „Auch Kontroll­mit­tei­lungen anderer Finanz­ämter lösen oft eine Nach­schau aus“, weiß Brehm. Sie werden etwa verschickt, falls die regu­läre Außen­prü­fung bei einem Geschäfts­partner falsche Angaben offen­bart. Außerdem werden die Kontrol­leure aufgrund von Auskunfts­er­su­chen anderer Finanz­ämter oder bei Amts­hilfe anderer EU-Mitglied­staaten losge­schickt.

Zu den übli­chen Geschäfts­zeiten können Prüfer jeder­zeit vor der Tür stehen. „Der Unter­nehmer darf ihnen rein recht­lich zwar zunächst den Zugang verwei­gern. Prak­tisch bleibt ihm aber nichts anderes übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unter­stützen“, sagt Spohn. Sonst setzt er sich dem Verdacht der Steu­er­hin­ter­zie­hung aus. Vorzu­legen sind alle umsatz­steu­er­rele­vanten Aufzeich­nungen, Bücher, Geschäfts­pa­piere, E-Rech­nungen und Dateien des laufenden Jahres. Mitnehmen dürfen die Beamten ohne Einwil­li­gung des Firmen­chefs aber nichts. Auch die Privat­sphäre bleibt gewahrt – Zutritt zur Wohnung haben sie nur im Ausnah­me­fall. Mitar­beiter dürfen sie nur mit Zustim­mung des Unter­neh­mers befragen. Er hat das Recht, einen Rechts­an­walt oder Steu­er­be­rater hinzu­zu­ziehen. Bereits vor dessen Eintreffen dürfen die Finanz­be­amten aber mit der Umsatz­steu­er­nach­schau beginnen.

Anlass für Sonder­prü­fung Sobald der Prüfer in den Unter­lagen einen Fehler entdeckt, folgt in den meisten Fällen sofort eine Umsatz­steu­er­son­der­prü­fung. „Zwar müssen die Beamten darauf schrift­lich hinweisen, sie können aber nahtlos damit starten“, erklärt Professor Brehm. Während Außen­prü­fungen bis zu vier Wochen vorher ange­kün­digt werden, hat der Firmen­chef bei dieser Umsatz­steu­er­son­der­prü­fung also keine Chance, sich vorzu­be­reiten. Das ist das Ziel: Er soll keine Unter­lagen vernichten können. Das Verfahren selbst hat es in sich: Die Kontrol­leure nehmen die ganze Buch­füh­rung der vergan­genen Jahre und alle Rech­nungen inklu­sive der jewei­ligen Beträge bis zur Nutzung einzelner Betriebs­mittel unter die Lupe. Wenn daraus hohe Nach­zah­lungen resul­tieren, unter­stellt das Finanzamt schlimms­ten­falls Steu­er­hin­ter­zie­hung.

Auch bei Werner Huber folgte auf die Nach­schau eine Außen­prü­fung. Sie blieb für ihn als korrekten Unter­nehmer aber weit­ge­hend folgenlos: „Trotz der Akribie der Finanz­be­amten hatten wir keine hohen Nach­zah­lungen.“


Check­liste

Das ist bei Kontrollen wichtig


  • Besuchs­grund: Lassen Sie die Prüfer darlegen, aus welchem Anlass und aufgrund welcher recht­li­chen Grund­lage sie da sind.
  • Besuchs­zeit: Erlauben Sie den Beamten nur zu den übli­chen Geschäfts­zeiten den Eintritt in die betrieb­li­chen Räume.
  • Bera­ter­hilfe: Infor­mieren Sie sofort Ihren Steu­er­be­rater oder Rechts­an­walt und bitten Sie ihn um Unter­stüt­zung.
  • Beweise: Halten Sie Unter­lagen bereit, mit denen sich komplexe Sach­ver­halte klären lassen. Falls Sie beispiels­weise eine teure Kamera nur für betrieb­liche Zwecke nutzen, hilft es, den Ausschluss der privaten Nutzung zu doku­men­tieren. Das können Sie etwa tun, indem Sie dem Kontrol­leur einen Beleg für eine Kamera glei­cher Güte in Privat­be­sitz vorlegen.



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 04/2013

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