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Kassenbuch: Sorgfalt statt Nachzahlung

Ob kleine Metallkassette oder modernes Touchscreen-Gerät: Im Unternehmen muss jede Kasse ordnungsgemäß geführt werden. So vermeiden Sie teure Fehler.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Bei sein­er Buch­hal­tung leis­tet sich der Optik­er­meis­ter Gerd-Kurt Schwieren in Köln nicht die kle­in­ste Nach­läs­sigkeit. Diese vorauss­chauende Sorgfalt zahlt sich aus: Für die let­zte Betrieb­sprü­fung vor rund zwei Jahren musste er zur Vor­bere­itung nur Unter­la­gen und Daten­sätze her­aus­suchen. „Damals hat­ten wir mit weni­gen Hand­grif­f­en gle­ich alles parat“, erin­nert sich Schwieren. Der Unternehmer ken­nt das Prozedere inzwis­chen ziem­lich gut, denn in den let­zten 30 Jahren wurde er bere­its mehrfach geprüft. Darum weiß der Fir­menchef auch genau, welche Bere­iche die Finanzbeamten beson­ders gern unter die Lupe nehmen: „zum Beispiel die Kassen­buch­führung.“ Der Optik­er achtet deshalb strikt darauf, sich hier kein­er­lei Blöße zu geben. Gerd-Kurt Schwieren arbeit­et mit einem elek­tro­n­is­chen Kassen­sys­tem, die Ein­nah­men wer­den alle automa­tisch erfasst und archiviert. Die Details zur ord­nungs­gemäßen Kassen­buch­führung hat der Fir­menchef mit seinem Steuer­ber­ater abge­sprochen. Und auch beim Umgang mit Bargeld gibt es keine Prob­leme. „Wir haben fast nie Fehlbe­träge zu verze­ich­nen, denn unsere Kun­den zahlen zunehmend mit EC-Karte“, berichtet Schwieren.

Fehler kom­men teuer. So pro­fes­sionell wie bei dem Köl­ner Optik­er läuft die Kassen­buch­führung allerd­ings nur in weni­gen Unternehmen. Vor allem in der Gas­tronomie, aber auch sehr häu­fig im Einzel­han­del find­en die Betrieb­sprüfer oft Fehler im Kassen­buch. Das kann für die betrof­fe­nen Fir­menin­hab­er aus­ge­sprochen teuer wer­den. „Beste­ht ein Anlass, an der sach­lichen Richtigkeit der Buch­führung zu zweifeln, kön­nen die Erlöse geschätzt wer­den“, warnt Uwe Walther, Betrieb­sprüfer beim Finan­zamt Mainz-Süd. Cle­vere Unternehmer sor­gen deshalb vor und hal­ten so wie Gerd-Kurt Schwieren die Regeln zur ord­nungs­gemäßen Kassen­buch­führung akribisch ein.

Prinzip­iell muss jed­er buch­führungspflichtige Unternehmer ein Kassen­buch führen – ausgenom­men sind nach einem Urteil des Bun­des­fi­nanzhofs Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­n­er. Die stren­gen Vor­gaben lassen sich jedoch mit etwas Rou­tine ein­fach ein­hal­ten.

„Ein­träge dür­fen beispiel­sweise nicht manip­ulier­bar sein“, sagt Mar­tin Henn vom Betrieb­sprü­fungsrefer­at der Ober­fi­nanzdi­rek­tion Rhein­land. „Änderun­gen und Kor­rek­turen sind zu doku­men­tieren.“ Außer­dem müssen Aufze­ich­nun­gen klar, nachvol­lziehbar, voll­ständig und zeit­nah zuge­ord­net sein. „Ein sachver­ständi­ger Drit­ter soll jed­erzeit in der Lage sein, den Sollbe­stand der Kasse entsprechend den Angaben im Kassen­buch mit dem ermit­tel­ten Ist­be­stand in der Kasse zu ver­gle­ichen“, betont der Betrieb­sprüfer Walther.

Alle Vorschriften beacht­en.Ein­nah­men und Aus­gaben sind also jeden Tag festzuhal­ten. Gegen diese Vorschrift ver­stoßen erfahrungs­gemäß viele Unternehmer. „Es kommt öfter vor, dass inner­halb eines Betriebs bar bezahlte Betrieb­saus­gaben erhe­blich später ins Kassen­buch einge­tra­gen wer­den“, beobachtet Walther immer wieder. Dabei sind Geld­be­we­gun­gen chro­nol­o­gisch festzuhal­ten und alle Belege entsprechend zu sortieren und zu archivieren. „Wenn das nicht kon­se­quent und sofort gemacht wird, kön­nen vorgeschriebene Aufze­ich­nun­gen leicht vergessen wer­den – etwa, wenn der Fir­menchef für pri­vate Zwecke Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für Rech­nungswe­sen und Finanzen an der Hochschule für Oekonomie & Man­age­ment (FOM) in Essen. In solchen Fällen stellen kluge Unternehmer daher noch am gle­ichen Tag einen Eigen­be­leg aus und nehmen ihn zu den Unter­la­gen.

Ger­ade bei Einzel­händlern und Gas­tronomen mit Reg­istri­erkassen stellen Betrieb­sprüfer häu­fig Fehler im Umgang mit den soge­nan­nten Z‑Bons fest. „Oft fehlen bei den Fir­men einzelne Z‑Ausdrucke“, berichtet Betrieb­sprüfer Walther aus sein­er Erfahrung. Außer­dem müssen Z‑Bons ver­schiedene Dat­en enthal­ten, beispiel­sweise zu Datum und Uhrzeit des Aus­drucks, aber auch zu Stornos und Retouren (siehe Kas­ten). „Let­ztere wer­den nicht immer auf den Aus­druck­en ver­merkt“, sagt Walther. Zu beacht­en ist außer­dem, dass ältere Kassen nur noch bis Ende 2016 ver­wen­det wer­den dür­fen – voraus­ge­set­zt, der Kass­en­in­hab­er führt tech­nisch mögliche Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spe­icher­erweiterun­gen durch, um die Dat­en umfassend vorzuhal­ten, etwa durch eine größere Fest­plat­te. Bis dahin sind die Dat­en den­noch regelmäßig zu sich­ern, wenn es tech­nisch möglich ist. Optik­er­meis­ter Gerd-Kurt Schwieren passieren keine Fehler. Er ken­nt die Anforderun­gen des Finan­zamts genau und ist bestens mit der Tech­nik sein­er Kasse ver­traut. Wird so sorgfältig gear­beit­et, kehrt der Betrieb­sprüfer mit leeren Hän­den ins Finan­zamt zurück.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2012

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