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Die Aufbe­wah­rung von Unter­lagen

Die Aufbe­wah­rung von Unter­lagen ist insbe­son­dere für Unter­nehmen ein lästiges Thema. So werden in erheb­li­chem Umfang Platz in Anspruch genommen und Kosten verur­sacht. In diesem Artikel wird ein kurzer Über­blick – ohne Anspruch auf Voll­stän­dig­keit – zur Aufbe­wah­rung von Unter­lagen gegeben.


Handels­recht­liche Aufbe­wah­rungs­pflichten. Nach dem Handels­recht sind Kauf­leute verpflichtet, Ihre Unter­lagen geordnet aufzu­be­wahren. Zu den aufbe­wah­rungs­pflich­tigen Unter­lagen gehören insbe­son­dere Handels­bü­cher, Inven­tare, Eröff­nungs­bi­lanzen, Jahres­ab­schlüsse, Einzel­ab­schlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lage­be­richte, Konzern­ab­schlüsse, Konzern­la­ge­be­richte sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sungen und sons­tigen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­lagen sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungs­be­lege). Für diese Unter­lagen gilt eine zehn­jäh­rige Aufbe­wah­rungs­pflicht. Daneben sind über einen Zeit­raum von sechs Jahren die empfan­genen Handels­briefe und die Wieder­gaben der abge­sandten Handels­briefe aufzu­be­wahren. Als Handels­brief ist dabei ein Schrift­stück zu verstehen, das ein Handels­ge­schäft betrifft. Die Aufbe­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die letzte Eintra­gung in das Handels­buch gemacht, das Inventar aufge­stellt, die Eröff­nungs­bi­lanz oder der Jahres­ab­schluss fest­ge­stellt, der Einzel­ab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzern­ab­schluss aufge­stellt, der Handels­brief empfangen oder abge­sandt worden oder der Buchungs­beleg entstanden ist. Allge­mein ist zu empfehlen, Gerichts­ur­teile und Bauun­ter­lagen dauer­haft aufzu­be­wahren.

Steu­er­recht­liche Aufbe­wah­rungs­pflichten. Die handels­recht­li­chen Aufbe­wah­rungs­pflichten gelten nur für Kauf­leute. Daher hat das Steu­er­recht über § 147 AO eigene Aufbe­wah­rungs­pflichten geschaffen, die für alle Buch­füh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflich­tigen gelten. Die Pflicht zur Aufbe­wah­rung der Bücher, Aufzeich­nungen etc. ist Bestand­teil der Buch­füh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, sicher­zu­stellen, dass bei einer Außen­prü­fung oder im Rechts­be­helfs­ver­fahren die Unter­lagen noch greifbar sind. Entspre­chend den Grund­sätzen des § 145 Abs. 1 AO sind die Bücher und Aufzeich­nungen so geordnet aufzu­be­wahren, dass ein sach­ver­stän­diger Dritter diese in ange­mes­sener Frist prüfen kann. Die Aufbe­wah­rungs­fristen des § 147 AO gelten nur für die steu­er­lich erfor­der­li­chen Unter­lagen, nicht für nur handels­recht­lich notwen­dige Unter­lagen. Umfasst sind insbe­son­dere folgende Unter­lagen: Bücher und Aufzeich­nungen, Inven­tare, Jahres­ab­schlüsse, Lage­be­richte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sungen und sons­tigen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­lagen, Buchungs­be­lege, Unter­lagen, die einer mit Mitteln der Daten­ver­ar­bei­tung abge­ge­benen Zollan­mel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbin­dung mit Artikel 62 Abs. 2 Zoll­kodex beizu­fügen sind, sofern die Zoll­be­hörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zoll­kodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurück­ge­geben haben. Für diese Unter­lagen gilt eine zehn­jäh­rige Aufbe­wah­rungs­frist. Sechs Jahre aufzu­be­wahren sind die empfan­genen Handels- oder Geschäfts­briefe, Wieder­gaben der abge­sandten Handels- oder Geschäfts­briefe sowie sons­tige Unter­lagen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. Steu­er­lich ist darauf zu achten, dass nach der AO einige Tatbe­stände bestehen, die den Ablauf der Frist hemmen. Der Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist ist insbe­son­dere gehemmt, solange die allge­meinen Fest­set­zungs­fristen nicht abge­laufen sind. Diese betragen ein bzw. vier Jahre, können aber in einer Viel­zahl von Fällen hinaus­ge­schoben werden, was vor allem auch bei der Durch­füh­rung einer steu­er­li­chen Außen­prü­fung gilt. Eine Hemmung ist auch immer dann gegeben, wenn noch ein Einspruchs­ver­fahren anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steu­er­hin­ter­zie­hung beein­flusst den Ablauf der Frist für die Aufbe­wah­rung hingegen nicht.

Bei originär digi­talen Daten hat die Finanz­be­hörde das Recht, im Rahmen einer Außen­prü­fung Einsicht in die gespei­cherten Daten zu nehmen und das Daten­ver­ar­bei­tungs­system zur Prüfung der Unter­lagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanz­ver­wal­tung beschränkt sich ausschließ­lich auf Daten, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. Hierzu gehören nach Auffas­sung der Finanz­ver­wal­tung in jedem Fall die Daten in den Berei­chen Finanz­buch­hal­tung, Lohn­buch­hal­tung und Anla­gen­buch­hal­tung. Aber auch Daten aus anderen Berei­chen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteue­rung rele­vant sind.

Aufbe­wah­rungs­pflichten für Verbrau­cher. Verbrau­cher sind verpflichtet, Hand­wer­ker­rech­nungen zwei Jahre aufzu­be­wahren. Allge­mein ist zu empfehlen, Belege entspre­chend der drei­jäh­rigen Regel­ver­jäh­rung aufzu­be­wahren. Hier­unter fallen z. B. vertrag­liche Zahlungs­an­sprüche von Hand­werks­be­trieben oder Händ­lern wegen Liefe­rung von Waren oder Erbrin­gung von Werk­leis­tungen, Lohn- und Gehalts­an­sprüche, Scha­den­er­satz­an­sprüche wegen uner­laubter Hand­lung (u. a. Verlet­zung von Eigentum, Gesund­heit oder Leben), Ansprüche auf Sach­leis­tung (Erfül­lung von Kauf- oder Werk­ver­trägen). Die Verjäh­rung beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sodass entspre­chende Belege vier Jahre aufbe­wahrt werden sollten. Um Gewähr­leis­tungs­an­sprüche und Garan­tie­an­sprüche aus Kauf- oder Werk­ver­trägen durch­setzen zu können, sollten die Zahlungs­be­lege oder Verträge mindes­tens für die vorge­se­henen Gewähr­leis­tungs­fristen, besser noch darüber hinaus, aufbe­wahrt werden. Gewähr­leis­tungs­fristen des BGB betragen fünf Jahre für Mängel an einem Bauwerk oder einer Sache, welche für ein Bauwerk verwendet wurde. Für alle anderen Mängel sind nur zwei Jahre vorge­sehen, es sei denn, der Händler hat längere Fristen vertrag­lich zuge­sagt. Versi­che­rungs­un­ter­lagen sollten für die Lauf­zeit der Versi­che­rung und nach der Kündi­gung darüber hinaus bis zum Inkraft­treten einer neuen Police aufbe­wahrt werden. Verträge mit Kredit­in­sti­tuten sollten grund­sätz­lich über die gesamte Lauf­zeit aufbe­wahrt werden. Andere Bank­be­lege wie Über­wei­sungen und Konto­aus­züge gelten als Zahlungs­nach­weise für Leis­tungen und sollten deshalb mindes­tens drei bis vier Jahre aufbe­wahrt werden. Durch das Steu­er­hin­ter­zie­hungs­be­kämp­fungs­ge­setz wurde § 147a AO neu in das Gesetz einge­fügt. Nach dieser Bestim­mung bestehen Aufbe­wah­rungs­pflichten bei den Über­schus­s­ein­künften, also den Einkünften aus nicht selbst­stän­diger Arbeit, Kapi­tal­ver­mögen, Vermie­tung und Verpach­tung und den sons­tigen Einkünften. Steu­er­pflich­tige, bei denen die Summe der posi­tiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalen­der­jahr beträgt, haben die Aufzeich­nungen und Unter­lagen über die den Über­schus­s­ein­künften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungs­kosten sechs Jahre aufzu­be­wahren.

Weitere Aufbe­wah­rungs­pflichten. Weiter­ge­hende Aufbe­wah­rungs­pflichten können sich z. B. aus dem Produkt­haf­tungs­ge­setz ergeben.

Kosten der Aufbe­wah­rung. Für die Kosten der Aufbe­wah­rung ist eine Rück­stel­lung zu bilden, da es sich um Kosten handelt, die aufgrund einer gesetz­li­chen Verpflich­tung entstehen. Die Höhe der Rück­stel­lung ist vom Einzel­fall abhängig. Werden die Unter­lagen extern einge­la­gert, bietet es sich an, als Rück­stel­lungs­be­trag die Miete der Archiv­räume anzu­setzen. Bei einer Einla­ge­rung in einzelnen Räumen eines sonst zu anderen Zwecken genutzten Gebäudes sind die antei­ligen Kosten für den Bereich des Archivs zu ermit­teln und diese bei der Höhe der Rück­stel­lung zu berück­sich­tigen.

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