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Die Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist insbesondere für Unternehmen ein lästiges Thema. So werden in erheblichem Umfang Platz in Anspruch genommen und Kosten verursacht. In diesem Artikel wird ein kurzer Überblick – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – zur Aufbewahrung von Unterlagen gegeben.


Han­del­srechtliche Auf­be­wahrungspflicht­en. Nach dem Han­del­srecht sind Kau­fleute verpflichtet, Ihre Unter­la­gen geord­net aufzube­wahren. Zu den auf­be­wahrungspflichti­gen Unter­la­gen gehören ins­beson­dere Han­dels­büch­er, Inventare, Eröff­nungs­bi­lanzen, Jahresab­schlüsse, Einze­lab­schlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lage­berichte, Konz­ern­ab­schlüsse, Konz­ern­lage­berichte sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erforder­lichen Arbeit­san­weisun­gen und son­sti­gen Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen sowie Belege für Buchun­gen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führen­den Büch­ern (Buchungs­belege). Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jährige Auf­be­wahrungspflicht. Daneben sind über einen Zeitraum von sechs Jahren die emp­fan­genen Han­dels­briefe und die Wieder­gaben der abge­sandten Han­dels­briefe aufzube­wahren. Als Han­dels­brief ist dabei ein Schrift­stück zu ver­ste­hen, das ein Han­dels­geschäft bet­rifft. Die Auf­be­wahrungs­frist begin­nt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die let­zte Ein­tra­gung in das Han­dels­buch gemacht, das Inven­tar aufgestellt, die Eröff­nungs­bi­lanz oder der Jahresab­schluss fest­gestellt, der Einze­lab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konz­ern­ab­schluss aufgestellt, der Han­dels­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den oder der Buchungs­be­leg ent­standen ist. All­ge­mein ist zu empfehlen, Gericht­surteile und Bau­un­ter­la­gen dauer­haft aufzube­wahren.

Steuer­rechtliche Auf­be­wahrungspflicht­en. Die han­del­srechtlichen Auf­be­wahrungspflicht­en gel­ten nur für Kau­fleute. Daher hat das Steuer­recht über § 147 AO eigene Auf­be­wahrungspflicht­en geschaf­fen, die für alle Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflichti­gen gel­ten. Die Pflicht zur Auf­be­wahrung der Büch­er, Aufze­ich­nun­gen etc. ist Bestandteil der Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflicht­en der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass bei ein­er Außen­prü­fung oder im Rechts­be­helfsver­fahren die Unter­la­gen noch greif­bar sind. Entsprechend den Grund­sätzen des § 145 Abs. 1 AO sind die Büch­er und Aufze­ich­nun­gen so geord­net aufzube­wahren, dass ein sachver­ständi­ger Drit­ter diese in angemessen­er Frist prüfen kann. Die Auf­be­wahrungs­fris­ten des § 147 AO gel­ten nur für die steuer­lich erforder­lichen Unter­la­gen, nicht für nur han­del­srechtlich notwendi­ge Unter­la­gen. Umfasst sind ins­beson­dere fol­gende Unter­la­gen: Büch­er und Aufze­ich­nun­gen, Inventare, Jahresab­schlüsse, Lage­berichte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erforder­lichen Arbeit­san­weisun­gen und son­sti­gen Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen, Buchungs­belege, Unter­la­gen, die ein­er mit Mit­teln der Daten­ver­ar­beitung abgegebe­nen Zol­lan­mel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zol­lkodex beizufü­gen sind, sofern die Zoll­be­hör­den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zol­lkodex auf ihre Vor­lage verzichtet oder sie nach erfol­gter Vor­lage zurück­gegeben haben. Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jährige Auf­be­wahrungs­frist. Sechs Jahre aufzube­wahren sind die emp­fan­genen Han­dels- oder Geschäfts­briefe, Wieder­gaben der abge­sandten Han­dels- oder Geschäfts­briefe sowie son­stige Unter­la­gen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeu­tung sind. Steuer­lich ist darauf zu acht­en, dass nach der AO einige Tatbestände beste­hen, die den Ablauf der Frist hem­men. Der Ablauf der Auf­be­wahrungs­frist ist ins­beson­dere gehemmt, solange die all­ge­meinen Fest­set­zungs­fris­ten nicht abge­laufen sind. Diese betra­gen ein bzw. vier Jahre, kön­nen aber in ein­er Vielzahl von Fällen hin­aus­geschoben wer­den, was vor allem auch bei der Durch­führung ein­er steuer­lichen Außen­prü­fung gilt. Eine Hem­mung ist auch immer dann gegeben, wenn noch ein Ein­spruchsver­fahren anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steuer­hin­terziehung bee­in­flusst den Ablauf der Frist für die Auf­be­wahrung hinge­gen nicht.

Bei orig­inär dig­i­tal­en Dat­en hat die Finanzbe­hörde das Recht, im Rah­men ein­er Außen­prü­fung Ein­sicht in die gespe­icherten Dat­en zu nehmen und das Daten­ver­ar­beitungssys­tem zur Prü­fung der Unter­la­gen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzver­wal­tung beschränkt sich auss­chließlich auf Dat­en, die für die Besteuerung von Bedeu­tung sind. Hierzu gehören nach Auf­fas­sung der Finanzver­wal­tung in jedem Fall die Dat­en in den Bere­ichen Finanzbuch­hal­tung, Lohn­buch­hal­tung und Anla­gen­buch­hal­tung. Aber auch Dat­en aus anderen Bere­ichen kön­nen hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung rel­e­vant sind.

Auf­be­wahrungspflicht­en für Ver­brauch­er. Ver­brauch­er sind verpflichtet, Handw­erk­er­rech­nun­gen zwei Jahre aufzube­wahren. All­ge­mein ist zu empfehlen, Belege entsprechend der drei­jähri­gen Regelver­jährung aufzube­wahren. Hierunter fall­en z. B. ver­tragliche Zahlungsansprüche von Handw­erks­be­trieben oder Händlern wegen Liefer­ung von Waren oder Erbringung von Werkleis­tun­gen, Lohn- und Gehalt­sansprüche, Schaden­er­satzansprüche wegen uner­laubter Hand­lung (u. a. Ver­let­zung von Eigen­tum, Gesund­heit oder Leben), Ansprüche auf Sach­leis­tung (Erfül­lung von Kauf- oder Werkverträ­gen). Die Ver­jährung begin­nt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch ent­standen ist, sodass entsprechende Belege vier Jahre auf­be­wahrt wer­den soll­ten. Um Gewährleis­tungsansprüche und Garantieansprüche aus Kauf- oder Werkverträ­gen durch­set­zen zu kön­nen, soll­ten die Zahlungs­belege oder Verträge min­destens für die vorge­se­henen Gewährleis­tungs­fris­ten, bess­er noch darüber hin­aus, auf­be­wahrt wer­den. Gewährleis­tungs­fris­ten des BGB betra­gen fünf Jahre für Män­gel an einem Bauw­erk oder ein­er Sache, welche für ein Bauw­erk ver­wen­det wurde. Für alle anderen Män­gel sind nur zwei Jahre vorge­se­hen, es sei denn, der Händler hat län­gere Fris­ten ver­traglich zuge­sagt. Ver­sicherung­sun­ter­la­gen soll­ten für die Laufzeit der Ver­sicherung und nach der Kündi­gung darüber hin­aus bis zum Inkraft­treten ein­er neuen Police auf­be­wahrt wer­den. Verträge mit Kred­itin­sti­tuten soll­ten grund­sät­zlich über die gesamte Laufzeit auf­be­wahrt wer­den. Andere Bankbelege wie Über­weisun­gen und Kon­toauszüge gel­ten als Zahlungsnach­weise für Leis­tun­gen und soll­ten deshalb min­destens drei bis vier Jahre auf­be­wahrt wer­den. Durch das Steuer­hin­terziehungs­bekämp­fungs­ge­setz wurde § 147a AO neu in das Gesetz einge­fügt. Nach dieser Bes­tim­mung beste­hen Auf­be­wahrungspflicht­en bei den Über­schus­seinkün­ften, also den Einkün­ften aus nicht selb­st­ständi­ger Arbeit, Kap­i­talver­mö­gen, Ver­mi­etung und Ver­pach­tung und den son­sti­gen Einkün­ften. Steuerpflichtige, bei denen die Summe der pos­i­tiv­en Einkün­fte mehr als 500.000 Euro im Kalen­der­jahr beträgt, haben die Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen über die den Über­schus­seinkün­ften zugrunde liegen­den Ein­nah­men und Wer­bungskosten sechs Jahre aufzube­wahren.

Weit­ere Auf­be­wahrungspflicht­en. Weit­erge­hende Auf­be­wahrungspflicht­en kön­nen sich z. B. aus dem Pro­duk­thaf­tungs­ge­setz ergeben.

Kosten der Auf­be­wahrung. Für die Kosten der Auf­be­wahrung ist eine Rück­stel­lung zu bilden, da es sich um Kosten han­delt, die auf­grund ein­er geset­zlichen Verpflich­tung entste­hen. Die Höhe der Rück­stel­lung ist vom Einzelfall abhängig. Wer­den die Unter­la­gen extern ein­ge­lagert, bietet es sich an, als Rück­stel­lungs­be­trag die Miete der Archivräume anzuset­zen. Bei ein­er Ein­lagerung in einzel­nen Räu­men eines son­st zu anderen Zweck­en genutzten Gebäudes sind die anteili­gen Kosten für den Bere­ich des Archivs zu ermit­teln und diese bei der Höhe der Rück­stel­lung zu berück­sichti­gen.

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