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Die Verein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung

Die Ände­rung der MwSt-Richt­linie 2006/112/EG erfor­dert die Redu­zie­rung der bislang sehr hohen Anfor­de­rungen an die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung von Rech­nungen bis 31.12.2012. Insbe­son­dere soll eine Gleich­stel­lung zwischen Papier- und elek­tro­ni­scher erfolgen.


Bislang musste mit einer quali­fi­zierten elek­tro­ni­schen Signatur die Echt­heit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts nach­ge­wiesen werden. Diese sollen ab 01.07.2011 nicht mehr derart aufwendig belegt werden. Der Gesetz­geber schreibt keine bestimmte Tech­no­logie dafür vor, auf welchem Wege Unter­nehmer die gesetz­li­chen Erfor­der­nisse erbringen. Statt­dessen kann der Unter­nehmer selbst bestimmen, auf welchem Wege er die gesetz­li­chen Erfor­der­nisse erbringt. Er muss sich dabei jedoch eines inner­be­trieb­li­chen Kontroll­ver­fah­rens bedienen.

Grund­lage für die Geset­zes­än­de­rungen ist Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz 2011, welches vom Bundesrat abschlie­ßend am 08.07.2011 verab­schiedet werden sollte. Der Bundesrat hat dem Gesetz­ent­wurf jedoch nicht zuge­stimmt. Dies hat zur Folge, dass das Gesetz mögli­cher­weise in den Vermitt­lungs­aus­schuss geht.

Grund­züge der elek­tro­ni­schen Rech­nung. Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Rech­nung, die in einem elek­tro­ni­schen Format ausge­stellt und empfangen wird. Der Unter­nehmer und der Rech­nungs­emp­fänger müssen sich dabei einig sein, dass die Rech­nung elek­tro­nisch über­mit­telt werden kann.

Die Rech­nung kann in einem belie­bigen elek­tro­ni­schen Format ausge­stellt werden. Hier­unter fallen Rech­nungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Text­da­tei­an­hang, per Computer-Telefax, auf einem Daten­träger (USB-Stick, CD), per Web-Down­load oder im Wege des Daten­trä­ger­aus­tauschs (EDI) über­mit­telt werden. Die Rech­nung muss zudem in einer für das mensch­liche Auge lesbaren Form geschrieben sein.

Echt­heit der Herkunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung. Echt­heit der Herkunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung sind Voraus­set­zung für den Vorsteu­er­abzug.

Die Echt­heit der Herkunft einer Rech­nung ist gewähr­leistet, wenn die Iden­tität des Rech­nungs­aus­stel­lers sicher­ge­stellt ist. Die Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung ist gewähr­leistet, wenn die nach dem Umsatz­steu­er­ge­setz erfor­der­li­chen Pflicht­an­gaben während der Über­mitt­lung der Rech­nung nicht geän­dert worden sind.

Hierzu ist ein Nach­weis zum inner­be­trieb­li­chen Kontroll­ver­fahren erfor­der­lich, den der Unter­nehmer mit Hilfe eines verläss­li­chen Prüf­pfads führen kann.

Verwendet der Unter­nehmer keine quali­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein inner­be­trieb­li­ches Kontroll­ver­fahren, das einen verläss­li­chen Prüf­pfad zwischen Rech­nung und Leis­tung schafft, sicher­zu­stellen, dass die Echt­heit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts sowie die Lesbar­keit der Rech­nung gewähr­leistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unter­nehmer selbst fest.

Inner­be­trieb­li­ches Kontroll­ver­fahren. Ein inner­be­trieb­li­ches Kontroll­ver­fahren ist ein Verfahren, das der Unter­nehmer zum Abgleich der Rech­nung mit seiner Zahlungs­ver­pflich­tung einsetzt. Der Unter­nehmer wird im eigenem Inter­esse insbe­son­dere über­prüfen, ob die Rech­nung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rech­nung gestellte Leis­tung tatsäch­lich in darge­stellter Qualität und Quan­tität erbracht wurde, der Rech­nungs­aus­steller also tatsäch­lich den Zahlungs­an­spruch hat, die vom Rech­nungs­steller ange­ge­bene Konto­ver­bin­dung korrekt ist und ähnli­ches.

Es müssen hierfür keine neuen spezi­ellen Verfah­rens­weisen inner­halb des Unter­neh­mens geschaffen werden. Bereits ein entspre­chend einge­rich­tetes Rech­nungs­wesen kann als geeig­netes Kontroll­ver­fahren dienen, das die Zuord­nung der Rech­nung zur empfan­genen Leis­tung ermög­licht.

Verläss­li­cher Prüf­pfad. Ein verläss­li­cher Prüf­pfad ist Bestand­teil eines inner­be­trieb­li­chen Kontroll­ver­fah­rens zur Gewähr­leis­tung der Echt­heit der Herkunft einer Rech­nung, der Unver­sehrt­heit ihres Inhalts und ihrer Lesbar­keit. Anhand eines verläss­li­chen Prüf­pfads ist ein Zusam­men­hang zwischen der Rech­nung und der zugrunde liegenden Leis­tung herzu­stellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestel­lung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Liefer­schein über­prüft der Unter­nehmer, ob die Rech­nung inhalt­lich ordnungs­gemäß ist, also die Rech­nungs­an­gaben und der leis­tende Unter­nehmer zutref­fend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erfor­der­lich, nämlich um die Voraus­set­zungen des Vorsteu­er­ab­zugs fest­zu­stellen.

Aufbe­wah­rung elek­tro­ni­scher Rech­nungen. Besteht eine Aufbe­wah­rungs­pflicht, so sind elek­tro­ni­sche Rech­nungen in dem elek­tro­ni­schen Format der Ausstel­lung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bild­for­maten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Down­load oder in EDI-Formaten) aufzu­be­wahren. Das bei der Aufbe­wah­rung ange­wen­dete Verfahren und die Prozesse müssen den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buch­füh­rung und DV-gestützter Buch­füh­rungs­sys­teme und den Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­taler Unter­lagen entspre­chen.

Die aufbe­wahrten Rech­nungen müssen während der Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist jeder­zeit lesbar und maschi­nell auswertbar sein. Diese Rege­lung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteue­rung rele­vanten elek­tro­ni­schen Unter­lagen, wie z.B. die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung und Gewinn­ermitt­lung oder elek­tro­ni­sche Geschäfts­briefe. Die Aufbe­wah­rungs­frist beträgt bei einem Unter­nehmer in der Regel 10 Jahre.

Es ist darauf hinzu­weisen, dass elek­tro­ni­sche Rech­nungen zwin­gend elek­tro­nisch während der Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist auf einem Daten­träger aufzu­be­wahren sind, der keine Ände­rungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbe­son­dere nur einmal beschreib­bare CDs und DVDs. Eine Aufbe­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung als Papier­aus­druck ist in diesen Fällen nicht zulässig.

Pflicht­an­gaben einer Rech­nung. An dieser Stelle möchten wir auch auf Pflicht­an­gaben einer Rech­nung aufmerksam machen.

Ordnungs­ge­mäße Rech­nungen müssen weiterhin folgende Pflicht­an­gaben zwin­gend enthalten, damit der Rech­nungs­emp­fänger hieraus den Vorsteu­er­abzug erhält (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • Voll­stän­diger Name und Anschrift des Leis­tenden und des Leis­tungs­emp­fän­gers
  • Steu­er­nummer oder Umsatz­steuer- Iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer (USt-IdNr.) des leis­tenden Unter­neh­mers
  • Ausstel­lungs­datum
  • die einmalig verge­bene, fort­lau­fende Rech­nungs­nummer
  • Zeit­punkt der Liefe­rung oder sons­tigen Leis­tung
  • das nach Steu­er­sätzen und einzelnen Steu­er­be­frei­ungen aufge­schlüs­selte (Netto-)Entgelt, jede im Voraus verein­barte Entgelts­min­de­rung, sofern sie nicht im Entgelt berück­sich­tigt ist
  • den anzu­wen­denden Steu­er­satz, den Umsatz­steu­er­be­trag oder ggf. einen Hinweis auf die jeweilig geltende Steu­er­be­freiung
  • Menge und Art der Liefe­rung oder Umfang und Art der sons­tigen Leis­tung
  • Hinweis auf 2-jährige Aufbe­wah­rungs­pflicht bei Grund­stücks­leis­tungen
  • Bei Klein­be­trags­rech­nungen (brutto bis zu 150 EUR) muss der Leis­tungs­emp­fänger, die USt-IdNr. sowie eine Rech­nungs­nummer nicht ange­geben werden. Zudem reicht die Angabe des Brut­to­be­trags sowie des zutref­fenden Steu­er­satzes aus. Die glei­chen Erleich­te­rungen gelten bei Fahr­aus­weisen über eine Perso­nen­be­för­de­rung. Unter­liegt diese dem ermä­ßigten Steu­er­satz, ist die Angabe des Steu­er­satzes entbehr­lich. Diese Erleich­te­rungen gelten nicht für die Beför­de­rung mit einem Taxi oder für die Vermie­tung von Autos.

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